Come coinvolgere i collaboratori in uno smart working efficace

La pandemia ha accelerato il modo in cui le aziende cambiano il modo di organizzare il lavoro insieme ai propri collaboratori e questo è sotto agli occhi di tutti. Alcune hanno già avviato da tempo processi di cambiamento culturale e degli ambienti per ottenere una vera transizione allo smart working. Altre sono state costrette dalle contingenze a imbastire modalità per garantire il prosieguo delle attività lavorative. In ogni caso, tutti si ritrovano di fronte a una situazione caratterizzata da complessità che porta con sé incertezza, disorientamento e istanze anche molto divergenti. Una delle questioni che ci troviamo molto spesso ad affrontare quando implementiamo programmi di change management sul fronte dello smart working insieme ai nostri clienti è la necessità di rimarcare le differenze tra la situazione di emergenza attuale e il vero smart working. La principale riguarda sicuramente la libertà di interpretare il lavoro non più come un posto dove si sta ma un qualcosa che si fa.

Le aziende che affrontano la pandemia devono avere cura delle istanze relative agli ambiti dell’organizzazione, della formazione e dell’engagement. Per riuscire ad abitare la complessità di questa nuova fase, è importante che i manager e i responsabili delle risorse umane riescano a garantire il coinvolgimento dei collaboratori anche a distanza.

Quali sono le parole chiave su cui fondare buone pratiche di coinvolgimento e autonomia dei collaboratori? Nell’ambito di un’attività per un nostro cliente del settore bancario, inserita in un più ampio progetto di coinvolgimento globale dell’azienda declinato su più tappe, abbiamo coinvolto un gruppo esteso di centinaia di collaboratori che lavorano in diverse sedi sparse in tutto il territorio italiano nella realizzazione delle mappe delle parole chiave grazie alle quali adottare in modo corretto ed efficace i veri principi del lavoro smart. L’obiettivo di questo lavoro era generare una discussione fertile e una mappa dei concetti nei quali ritrovarsi e orientarsi nelle attività di ogni giorno. I risultati di queste mappe sono interessanti e vogliamo offrirvi un’anteprima per trarre alcune considerazioni.


Grazie a un lavoro di training e facilitazione, abbiamo aiutato i collaboratori a costruire due mappe relative alla dimensione dell’autonomia e della partecipazione. I gruppi di lavoro hanno identificato 300 temi e li hanno collocati all’interno di uno schema interpretativo costruito lungo due assi che hanno come poli “regole” e “flessibilità” e “gruppo” e “individuo” e che quindi danno luogo a quadranti che mescolano la dimensione individuale e di gruppo con l’applicazione di regole o della flessibilità.

Abbiamo processato e sintetizzato tutti i 300 temi e abbiamo identificato quelli sui quali vi era il più ampio consenso, fotografando le parole su cui l’intero gruppo di collaboratori ha dichiarato di ritrovarsi e di essere d’accordo.


Concentriamoci sulla mappa dell’autonomia. Questa mappa è la risposta dei collaboratori alla domanda relativa a come è possibile raggiungere l’autonomia con lo smart working. È costruita sulla sintesi di 153 temi ed è interessante notare come la distribuzione vari profondamente all’interno dei quadranti. I collaboratori hanno determinato che l’autonomia ha luogo soprattutto quando il gruppo si dà regole condivise, pianifica e comunica con fiducia abilitando la collaborazione.

 


Prendiamo ora la mappa della partecipazione. Questa mappa è la risposta dei collaboratori alla domanda relativa a come è possibile promuovere la partecipazione con lo smart working. È costruita sulla sintesi di 143 temi. Anche in questo caso la distribuzione all’interno dei quadranti è diversa e soprattutto cambia se comparata con la mappa dell’autonomia. I collaboratori hanno determinato che la partecipazione ha luogo soprattutto nella dimensione del gruppo grazie a un mix di regole e flessibilità che portano a condivisione e responsabilità grazie a un atteggiamento di empatico ascolto.

L’esercizio di costruzione delle mappe ha una sua utilità intrinseca: ha permesso a tutte le persone coinvolte di ritrovarsi sotto molteplici punti di vista (la costruzione è avvenuta in sessioni di lavoro vivaci e partecipate a distanza e ognuna di loro ha potuto ascoltare, riflettere ed esprimersi) e consente, d’ora in avanti, di disporre di uno strumento di interpretazione e di orientamento nell’agire quotidiano per poter applicare con efficacia e felicità i principi dello smart working.

Scopri di più sull’approccio di Trivioquadrivio allo smart working.

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