Cominciamo a parlare di lavoro smart, quello vero

Chi conosce almeno un po’ da vicino me e i colleghi di Trivioquadrivio sa che ci occupiamo da diversi anni di smart working, organizzando progetti di cambiamento che coinvolgono intere organizzazioni. Può essere quindi risultato strano, in più di due mesi di “lockdown” in cui quasi chiunque si è sentito in dovere di pronunciarsi su questo tema, vederci silenziosi a riguardo. Crediamo sia giunto il momento di dire la nostra: si iniziano a intravedere le condizioni per fare un discorso serio e non opportunistico sul lavoro smart e dunque offrire alle aziende e ai lavoratori spunti concreti di riflessione.

Facciamo intanto un passo indietro: nei primissimi giorni di marzo, sollecitato da una rivista di management on-line, ho elaborato una bozza di articolo dal titolo “Ma non chiamatelo smart working”. Credo che il contenuto del testo sia intuibile: insistevo sul fatto che il lavoro a distanza attualmente imposto dall’emergenza sanitaria non può essere in alcun modo inteso come un reale smart working, per via della mancata preparazione procedurale, tecnologica e soprattutto culturale delle maggior parte delle aziende. Per la cronaca, la rivista ha poi deciso di non uscire con un articolo dal tono critico rispetto alla situazione in corso, quindi il testo è rimasto in bozza e oltre alla redazione l’hanno letto solo i miei colleghi. Poco male: da allora a oggi alle tante opinioni superficialmente entusiastiche rispetto alle opportunità di smart working offerte dall’emergenza si sono a poco a poco aggiunte anche voci più realistiche e critiche, quindi credo che il nostro punto di vista sia stato più o meno adeguatamente rappresentato da altri testi.

Nel frattempo, decreto dopo decreto, la situazione in Italia ha fatto emergere una prospettiva per lo smart working interessante e per ora poco discussa. Il “decreto rilancio” approvato il 13 maggio intende lo smart working come un diritto per tutti i lavoratori del settore privato con figli sotto i quattordici anni, anche in assenza di pre-esistenti accordi aziendali a norma di legge. Doverosa premessa: chi in Italia legifera sul lavoro smart tende sfortunatamente a ragionare in modo sbagliato, continuando a mettere in primo piano apparenti privilegi per categorie di persone per cui, paradossalmente, il privilegio si trasforma in onere o stigmatizzazione. Era già accaduto con la legge di Bilancio 2019, che in modo classista e ghettizzante conferiva una “priorità” per lo smart working alle neo-mamme e ai disabili. Accade nuovamente oggi: dopo due mesi in cui è parsa evidente la difficoltà delle famiglie con figli a fronte di scuole chiuse e baby-sitter indisponibili, un provvedimento che non troppo nascostamente evoca lo smart working come opportunità per stare più vicino alla prole mostra di aver ancora una volta travisato il senso dello strumento. Chi, fra voi che leggete queste righe, ha avuto occasione di lavorare con Trivioquadrivio sullo smart working ricorderà senz’altro fra i temi critici discussi nelle aule un virgolettato molto esplicito a questo riguardo («Non si pensi che ora possiamo fare a meno della baby-sitter»). Chiusa la parte critica, va detto che nel nuovo decreto c’è anche qualcosa di positivo. Uno dei fenomeni sommersi di questo periodo, di cui poco si è parlato, sono le iniziative dal basso promosse da lavoratori che hanno chiesto, non sempre con successo, il lavoro agile alle loro aziende. Rendere lo smart working diritto per tutti forza la relazione azienda/dipendenti in una direzione positiva quanto ai possibili numeri del lavoro da remoto. C’è chi già calcola che, se durante la “fase uno” circa due milioni di italiani hanno lavorato da casa, nella “fase due” si potrebbe arrivare a sei o addirittura otto milioni.

C’è un secondo aspetto che, unito al primo, può cambiare davvero le cose: il cosiddetto distanziamento sociale e le conseguenze che esso avrà per l’organizzazione degli spazi di lavoro. Si comincia a parlare, soprattutto per le tante aziende che lavorano in open space, dell’applicazione di una riorganizzazione che, spannometricamente, potrebbe ridurre del 50% i posti disponibili. In altri termini: laddove in precedenza un ambiente prevedeva dodici postazioni di lavoro, a breve la configurazione potrebbe accogliere non più di sei lavoratori in compresenza, a dovuta distanza. Perché cito questo aspetto? Per due motivi: anzitutto, parlando di smart working si insiste quasi esclusivamente sul lavoro a distanza (prevalentemente, e in questo momento obbligatoriamente, da casa) e sui relativi immediati vantaggi del cosiddetto work/life balance. In realtà, come da anni cerchiamo di raccontare, un vero lavoro “intelligente” – indipendentemente dall’etichetta con cui si preferisce chiamarlo: smart, agile, flexible e così via – non può dirsi organico ed equilibrato senza un ripensamento degli spazi di lavoro. Perché lo smart working si fa sia fuori che dentro l’ufficio.

Fra i suoi tanti aspetti negativi, e insieme alla reviviscenza burocratica legata alle nuove e inevitabili procedure di sicurezza, l’attuale situazione porterà a moltissime aziende anche uno spunto propositivo, una revisione degli spazi che potrebbe renderli più smart. In secondo luogo, inutile nasconderselo, la maggior parte delle aziende – a parte alcune illuminate eccezioni – ha fino a oggi abbracciato lo smart working per temi di risparmio economico legato alla gestione degli spazi (sedi più piccole, meno postazioni, più persone in movimento). Ora, alla luce di nuove necessità di gestione degli spazi orientate più alla sicurezza che all’efficienza, il criterio di risparmio economico passa in secondo piano. Questo non potrà che aiutare le aziende che intendono lo smart working come leva di sviluppo (e non come obbligo temporaneo) a comprendere che è necessario pensare a esso come un nuovo modo di lavorare da sposare in pieno, all’interno come all’esterno dell’azienda, procedendo alla revisione di spazi, strumenti, modalità di collaborazione. E attenzione a considerare tutto questo come praticabile solo da pochi: qui non si parla di fantascienza, di Silicon Valley (di oggi, sempre per stare sul pezzo, la notizia che Twitter estende lo smart working “per sempre”) o solo di grandi imprese, ma di opportunità alla portata di tutto il tessuto aziendale e imprenditoriale italiano, fino alla media e piccola impresa.

Eccoci al punto: seppur per un motivo che non avremmo mai voluto dover affrontare, la “fase 2” e soprattutto la futura “fase 3” possono offrire possibilità per una interpretazione sensata e profittevole dello smart working. Per abbracciarla, le aziende che si sono lanciate nel lavoro a distanza senza adeguata preparazione hanno bisogno di recuperare il tempo perduto ripensando in fretta i presupposti di ingaggio, da ancorare al lavoro per obiettivi e a relazioni capo/collaboratore basate sulla diade fiducia/responsabilità. Per far questo è necessario lavorare in modo profondo e capillare sulla cultura organizzativa, favorendo l’appropriazione di un diverso modo di pensare all’azienda, alla collaborazione, al contributo personale. Per chiunque alla lettura abbia voglia di iniziare ad approfondire questi temi segnalo l’agile – e gratuito – libretto digitale sullo smart working che abbiamo pubblicato qualche anno fa, insieme all’invito a mandarmi una e-mail (villa@triq.it) per discuterne concretamente. Cominciamo a parlare di lavoro smart, quello vero.

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